Vendée – Révolution informatique aux Archives de la Vendée
Révolution informatique aux Archives de la Vendée
Depuis maintenant deux ans, la Direction des Archives de la Vendée travaille au changement de deux outils informatiques majeurs:
– le système d’information archivistique (SIA) qui permet de gérer les nouvelles entrées d’archives, les collections, les salles de stockage, la salle de lecture mais également de réaliser inventaires et catalogues
– la visionneuse d’images avec l’hébergement de celles-ci.
Le changement du SIA s’est révélé incontournable car il n’était plus conforme aux normes en vigueur.
Un marché public a donc été lancé pour désigner le prestataire. Le lauréat a été la société « Empreinte Digitale » et le progiciel choisi « Ligeo Gestion. »
Ligeo Gestion
« Le progiciel couvre l’ensemble du cycle de gestion des archives, de la collecte à la communication des fonds. Il a été conçu et développé pour répondre à des besoins de gestion du patrimoine archivistique.
L’ensemble des données est ainsi produit, structuré et stocké en XML(EAD). Les normes archivistiques ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF, SEDA (Standard d’échanges des données numériques, pour les archives électroniques) mais également de description bibliographique ISBD (dont ISBD(NBM) pour les documents autres que les livres) sont intégralement prises en compte. Ligeo Archives permet par ailleurs d’intégrer et de gérer toute sorte d’index (dont le thésaurus W, en format SKOS) et de listes d’autorités. Ligeo Gestion repose sur une base unique d’articles dont le statut évolue ou s’enrichit à mesure de leur cycle de vie : versement, localisation dans les espaces, description archivistique, communication au lecteur, intervention diverses (numérisations…). La synchronisation est native.
Le logiciel a été conçu pour un gain de productivité optimal, limitant au minimum les tâches répétitives de l’archiviste : pas de re-saisie inutile, automatisation de tâches ou de traitement, souplesse du paramétrage, traçabilité des interventions… »
87 organismes l’utilisent déjà: https://www.ligeo-archives.com/references/index/n:7
Des intégrations très délicates
Fin 2017 et durant toute l’année 2018, il a fallu effectuer des aller-retour pour imbriquer les anciennes données dans le nouveau système informatique.
380.000 cotes d’archives et 700 inventaires étaient concernés.
La première étape a consisté à récoler et intégrer ce récolement (pour chaque boite, chaque registre, chaque plan, chaque affiche figure une référence et un emplacement).
Ce sont ainsi les données présentes dans les 34 km linéaires du bâtiment des Archives qui ont été fournies dans un fichier de 60.000 lignes.
Après traitement, les données ont été « réinjectées » notamment pour la salle de lecture.
La plus grande difficulté fut d’adapter les inventaires aux normes informatiques. Depuis juin 2019, les travaux d’inventaires habituels et de catalogage ont pu reprendre leur rythme normal.
Changement de visionneuse en décembre 2019: mise en place d’Arkothèque
C’est la solution Arkhothèque de la société « 1 égal 2 » qui a été retenue en avril dernier. Une quarantaine de sites d’archives publiques utilisent déjà cette solution. Un système de filtres est désormais associée pour effectuer les recherches.
Les vérifications ont dû concerné 12 tera de fichiers images (tera: 10 à la puissance 12) soit 6 millions d’images en ligne!
La nouvelle visionneuse est désormais en ligne.
Reste à finaliser le transfert des albums d’images en ligne des utilisateurs (environ 7000).
Fonds numérisés
A noter que le menu « Archives numérisées » s’applique désormais seulement à l’état civil, aux listes nominatives et aux minutes notariales de Fontenay-le-Comte. A noter que la refonte a créé un certain nombre de liens morts qui sont en train d’être corrigés.
Les nombreux autres fonds numérisés sont accessibles depuis des inventaires
Cliquez sur les trois lignes ci-dessous:
– Inventaires et catalogues en ligne
– Bibliothèque numérisée
– ou par le moteur de recherche
Philippe Brossard-Lotz
Le Reporter sablais
